Introducción al Nuevo Software de Facturación Obligatorio en España
Para los trabajadores autónomos y propietarios de empresas en España, se avecinan cambios significativos con la implementación del nuevo software de facturación obligatorio, Verifactu, previsto para el año próximo. A continuación, respondemos algunas preguntas clave sobre el funcionamiento de este sistema.
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Ser autónomo o gestionar un negocio en España ya implica enfrentarse a la complejidad del sistema de autónomos y sus numerosas normativas. Sin embargo, a partir de 2027, habrá aún más aspectos a considerar debido a la introducción del software Verifactu por parte de la Agencia Tributaria Española.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un programa de software desarrollado por la Agencia Tributaria de España. Según la agencia, está diseñado para ser utilizado por empresas y profesionales autónomos para la elaboración y registro de facturas, e incluye la creación de un código QR que enlaza directamente con la agencia. Este sistema asegura la integridad, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad de las facturas, permitiendo que la Agencia Tributaria tenga acceso directo a las mismas. Los datos de las facturas se transmiten automáticamente a la Agencia Tributaria Española en tiempo real.
¿Es obligatorio el uso del programa?
Hasta ahora, el uso de Verifactu no es obligatorio y todavía es posible utilizar cualquier tipo de programa de facturación, incluyendo la creación de facturas en Word. El gobierno tenía previsto hacerlo obligatorio para las empresas este año, pero se ha pospuesto hasta 2027 para dar tiempo a la preparación (aunque algunos sugieren que fue la agencia tributaria la que se dio cuenta de que no estaba preparada para el volumen de facturas en tiempo real que recibiría). Es probable que se vuelva obligatorio para los contribuyentes corporativos a partir del 1 de enero de 2027 y para los autónomos y pequeños empresarios a partir del 1 de julio de 2027. Esto significa que ya no podrás crear facturas legales de la misma manera que antes.
¿Cuáles son las ventajas de usar Verifactu?
Al utilizar este sistema, no serás responsable de almacenar y mantener los registros de facturación y asegurarte de que permanezcan legibles durante años. Esto se hará automáticamente a través del sistema y la Agencia Tributaria tendrá acceso directo en caso de que surja algún problema. También garantiza el cumplimiento fiscal, lo que puede brindarte tranquilidad si te preocupa hacer todo correctamente y saber qué registros mantener.
¿Cuáles son las desventajas de utilizar este sistema?
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El sistema es básico y está diseñado principalmente para profesionales que no manejan un alto volumen de facturas. Si tienes un gran negocio o si tu negocio empieza a crecer rápidamente, los expertos en software no recomiendan su uso. Además, tus facturas y registros no son modificables, por lo que si cometes un error, puede ser más difícil corregirlo. Para la Agencia Tributaria, sin embargo, esto significa total transparencia y asegura que no estás haciendo nada incorrecto. Aunque esto tiene sus desventajas, aún debes usar un sistema aprobado.
¿Qué alternativas existen?
Existen varios programas aprobados por Verifactu que pueden manejar un mayor número de facturas y un modelo de negocio más complejo. Entre estos se incluyen: Quipu, Billin, Taclia, Holded y Factusol, entre otros. Como puedes imaginar, estos programas cobran por sus servicios de facturación, pero facilitarán tu vida.
Facturación a clientes en el extranjero con el sistema Verifactu
Según varios despachos de abogados, incluso si tienes clientes en el extranjero, estás obligado a usar el sistema Verifactu porque resides en España y estás registrado aquí. Esto significa que tu sistema de facturación debe cumplir con Verifactu, incluso para clientes internacionales. Esto puede resultar complicado para muchos freelancers o propietarios de negocios extranjeros, especialmente si la empresa a la que facturas ya tiene su propio sistema. Puede ser difícil hacerles cambiar solo por ti o aceptar un tipo de factura diferente al que están acostumbrados. Puede que tengas que contactarlos con anticipación para informarles que habrá un cambio en la forma en que facturas a partir del próximo año y ver qué soluciones puedes encontrar.
¿Y si recibo pagos en una moneda diferente al euro?
Sí, el sistema Verifactu aún funciona. Los profesionales fiscales han sido informados de que el sistema convierte automáticamente todos los montos a euros utilizando el tipo de cambio oficial del día. Para muchos profesionales autónomos, esto nuevamente puede ser difícil, porque a menudo no recibirás el dinero hasta unas semanas o incluso un mes después. Durante este tiempo, el tipo de cambio habrá cambiado y no recibirás exactamente la cantidad registrada en la factura. Sin embargo, esto no es muy diferente a lo que se supone que debes hacer ahora. Muchas personas son informadas por sus gestores de que deben reportar la cantidad utilizando el tipo de cambio del día en que se crea la factura, independientemente de la cantidad que realmente reciban.
¿Qué sucede si no uso Verifactu?
Después de que se vuelva obligatorio el próximo año, deberás usar el sistema o otros aprobados por la Agencia Tributaria Española o enfrentarás sanciones. Para empresas y autónomos, estas podrían ser multas de hasta 50,000 euros por año por usar software no certificado. Además, no podrás emitir facturas legalmente válidas y tus clientes tampoco podrán deducir tus facturas.
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Alberto Ramos es un periodista experimentado especializado en noticias de tecnología y entretenimiento. Su pasión por la innovación y la cultura pop impulsa sus crónicas, basadas siempre en fuentes confiables. Con un estilo claro y conciso, Alberto le ayuda a comprender el trasfondo de cada novedad.